Ben jij georganiseerd, betrokken en heb je een hart voor onze vereniging? Dan zijn wij op zoek naar jou! RKVV Bavos zoekt een enthousiaste secretaris die samen met het bestuur wil bouwen aan een sterke, goed georganiseerde en toekomstbestendige club. Als secretaris ben je een onmisbare schakel binnen de vereniging en maak je deel uit van het dagelijks bestuur.
Over de functie
Als secretaris ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding, vastlegging en opvolging van bestuurlijke activiteiten. Je houdt overzicht, zorgt voor duidelijke communicatie en bewaakt afspraken en documentatie. Je bent flexibel in het bijwonen van vergaderingen, zowel online als op locatie.Taken en verantwoordelijkheden
Bestuursprocessen
- Voorbereiden van de agenda voor de maandelijkse bestuursvergaderingen
- Notuleren van vergaderingen en archiveren van documentatie
- Bewaken en structureren van bestuurlijke informatie
Communicatie en correspondentie
- Beheren van de mailbox (secretaris@bavos.nl)
- Doorzetten van vragen en verzoeken naar de juiste stakeholders
Contracten en administratie
- Opstellen en archiveren van vrijwilligersovereenkomsten, contracten en geheimhoudingsverklaringen
- Zorgdragen voor correcte en toegankelijke archivering
Algemene Ledenvergadering (ALV)
- Coördineren van input voor het ALV-boekje (opvragen bij commissies en stakeholders)
- Opmaken en versturen van het ALV-boekje en de uitnodiging
- Monitoren van ingezonden stukken
- Notuleren van de ALV
- Bijhouden en archiveren van de presentielijst
Evenementen (co-organisatie)
- Huldiging jubilarissen:
- Opstellen van de jubileumlijst (in samenwerking met ledenadministratie)
- Uitnodigingen versturen en afmeldingen monitoren
- Ondersteunen tijdens het event (o.a. ontvangst en uitreiking attenties)
Beleid en governance
- Up-to-date houden van protocollen binnen het Totaal Reglement
- Onderhouden van het organigram
- Initiëren van periodieke reviews met het bestuur en verwerken van wijzigingen
Overige taken
- Uitvoeren van de attentieregeling (bijv. kaarten bij bijzondere gebeurtenissen)
- Ondersteunen van de VOG-commissie bij het inrichten en beheren van systemen (eHerkenning/portaal)
Profiel
- Je werkt gestructureerd en nauwkeurig
- Je bent communicatief sterk en weet zaken goed te coördineren
- Je hebt affiniteit met verenigingswerk
- Je bent digitaal vaardig (er wordt gewerkt in een Google omgeving)
Wat biedt RKVV Bavos
- Een centrale rol binnen het dagelijks bestuur
- Samenwerking met een gemotiveerd bestuur en vrijwilligers
- Ruimte om processen te verbeteren en structuur aan te brengen
- Begeleiding en overdracht door de huidige secretaris
Interesse
De huidige secretaris staat open om de rol en werkzaamheden verder toe te lichten.
Heb je interesse of wil je meer weten? Neem contact op via secretaris@bavos.nl.
